Cosec: Apa Itu Company Secretary dan Bila Syarikat Anda Perlukan?

Quotation masuk, tertulis “cosec fee”. Cosec ialah singkatan bagi company secretary, atau setiausaha syarikat. Bukan nama servis, bukan jawatan baru, cuma cara orang bisnes di Malaysia menyebut satu jawatan yang Companies Act 2016 wajibkan untuk setiap Sdn Bhd.

Masalahnya perkataan ni jarang dijelaskan kepada orang yang baru masuk dunia syarikat. Ia dilempar dalam email, dalam group WhatsApp founder, dalam invois firma, seolah-olah semua orang sepatutnya dah faham. Lepas tu muncul pula “e-secretary” dan “digital cosec”, dan pemilik bisnes mula tertanya sama ada itu benda yang lain atau benda yang sama dengan nama lain.

Artikel ni jawab dari peringkat istilah dulu. Apa maksud cosec, dari mana datang perkataan tu, bila undang-undang mula wajibkan syarikat anda ada seorang, siapa yang layak memegang jawatan tu, dan apa sebenarnya yang firma maksudkan bila mereka pasarkan servis sebagai “e-secretary”.

Jawapan ringkas: Cosec ialah singkatan tidak rasmi bagi company secretary. Di bawah seksyen 235 Companies Act 2016, setiap syarikat berdaftar di Malaysia mesti ada sekurang-kurangnya seorang setiausaha syarikat, dan orang itu mesti seorang individu berumur 18 tahun ke atas yang bermastautin di Malaysia serta menjadi ahli badan profesional yang disenaraikan dalam Jadual Keempat Akta, atau berlesen dengan SSM. Setiausaha pertama kena dilantik dalam tempoh 30 hari dari tarikh pemerbadanan. Enterprise dan sole proprietorship tidak perlu cosec, sebab ia bukan syarikat.

Cosec maksud apa: singkatan bagi company secretary

Cosec datang dari dua perkataan yang dipendekkan, company secretary. Sama macam orang sebut “admin” untuk administrator atau “acc” untuk accounts. Tiada badan rasmi yang mengisytiharkan singkatan ni. Ia terbentuk sendiri dalam kalangan praktisyen, firma perakaunan, dan pemilik SME sebab “company secretary” terlalu panjang untuk disebut sepuluh kali sehari.

Anda takkan jumpa perkataan “cosec” dalam Companies Act 2016. Akta guna istilah penuh, secretary. Jadi kalau anda cuba cari peruntukan undang-undang tentang “cosec”, anda takkan jumpa apa-apa. Cari “secretary” atau “setiausaha syarikat”.

Satu lagi kekeliruan yang biasa berlaku bila orang taip “cosec” dalam Google: dalam matematik, cosec ialah singkatan bagi cosecant, satu fungsi trigonometri. Tiada kaitan langsung. Kalau hasil carian anda penuh dengan sin, cos dan tan, tambah perkataan “Malaysia” atau “Sdn Bhd” dalam carian.

Setiausaha syarikat bukan setiausaha pejabat

Dalam Bahasa Melayu, secretary diterjemah sebagai setiausaha. Tapi dua benda yang berbeza sama sekali berkongsi perkataan yang sama. Setiausaha pejabat atau personal assistant menguruskan kalendar, panggilan, dan urusan pentadbiran harian bos. Setiausaha syarikat pula pemegang jawatan berkanun. Dia menjawab kepada Lembaga Pengarah, bertanggungjawab menyimpan rekod berkanun syarikat, dan namanya tersenarai dalam rekod SSM sebagai officer syarikat.

Perbezaan ni penting sebab ada pemilik bisnes yang fikir staf admin mereka boleh diisytiharkan sebagai setiausaha syarikat untuk jimat kos. Tak boleh, melainkan staf tu memang ahli badan profesional yang diiktiraf dan memegang practising certificate.

Bila Sdn Bhd wajib ada cosec: apa kata Companies Act 2016

Kewajipan ni bermula dari seksyen 235 Companies Act 2016. Peruntukan tu menetapkan bahawa setiap syarikat mesti ada sekurang-kurangnya seorang setiausaha, dan orang tu mesti seorang individu (bukan syarikat), berumur 18 tahun ke atas, warganegara atau pemastautin tetap yang biasanya bermastautin di Malaysia.

Tempohnya pula ditetapkan dalam seksyen 236. Setiausaha pertama syarikat kena dilantik dalam tempoh 30 hari dari tarikh pemerbadanan. Dalam praktik, kebanyakan Sdn Bhd tidak pernah terlepas tempoh ni sebab firma cosec yang uruskan pendaftaran syarikat terus dilantik sebagai setiausaha pada hari yang sama. Kalau anda daftar syarikat sendiri melalui MyCoID tanpa firma, tempoh 30 hari tu jam yang betul-betul berjalan.

Selepas tu, seksyen 240 pula melarang jawatan setiausaha dibiarkan kosong lebih dari 30 hari pada satu-satu masa. Ini yang menangkap ramai syarikat kecil. Cosec lama letak jawatan sebab fi tertunggak, pemilik fikir dia ada masa berbulan-bulan untuk cari ganti, dan sebenarnya jam dah berdetik dari hari peletakan jawatan berkuat kuasa. Kami tulis lebih lanjut tentang apa yang berlaku dalam tempoh kosong tu dalam artikel risiko syarikat tiada company secretary.

Setiap perlantikan, peletakan jawatan atau pertukaran juga kena dimaklumkan kepada SSM, secara amnya dalam tempoh 14 hari dari tarikh perubahan. Tarikh dan tempoh macam ni boleh dipinda dari masa ke masa, jadi sahkan di portal rasmi SSM atau tanya cosec anda sebelum bergantung pada mana-mana tempoh yang anda baca di internet, termasuk artikel ni.

Ringkasan tempoh berkanun

Gagal mematuhi mana-mana peruntukan ni ialah kesalahan di bawah Akta, dan tanggungjawabnya jatuh atas syarikat serta pengarah, bukan atas firma cosec. Ini titik yang selalu disalahfaham. Anda boleh outsource kerja, tapi anda tak boleh outsource liabiliti.

Siapa layak jadi cosec: badan profesional dan practising certificate

Ada dua laluan sahaja untuk seseorang layak bertindak sebagai setiausaha syarikat di Malaysia. Sama ada dia ahli salah satu badan profesional yang disenaraikan dalam Jadual Keempat Companies Act 2016, atau dia berlesen oleh SSM. Tiada laluan ketiga.

Badan-badan yang disenaraikan ialah:

Antara semua ni, MAICSA yang paling sinonim dengan kerja setiausaha syarikat sebab itu memang bidang teras institut tu. Kalau anda nak faham beza kelayakan MAICSA dengan yang lain, kami ada penerangan berasingan tentang apa itu MAICSA dan kenapa ia penting.

Keahlian sahaja tidak mencukupi. Sejak 15 Mac 2019, seksyen 241 Companies Act 2016 mewajibkan sesiapa yang mahu bertindak sebagai setiausaha syarikat mendaftar dengan Pendaftar dan memegang practising certificate. Sijil pertama sah untuk satu tahun. Pembaharuan boleh diberi untuk tempoh sehingga tiga tahun. Pemegang sijil juga perlu memenuhi jam CPE, secara amnya 20 jam bagi setiap tahun tempoh sah sijil, dengan sebahagian besarnya mesti dalam bidang amalan kesetiausahaan dan undang-undang korporat.

Seksyen 238 pula menyenaraikan siapa yang hilang kelayakan, termasuk bankrap yang belum dilepaskan dan mereka yang disabitkan dengan kesalahan tertentu. Sijil practising boleh dibatalkan oleh Pendaftar.

Untuk anda sebagai pemilik syarikat, kesimpulan praktikalnya mudah. Sebelum tandatangan apa-apa surat perlantikan, minta nombor keahlian dan nombor practising certificate orang yang akan jadi setiausaha anda. Kalau firma tak boleh berikan dalam masa sehari, itu satu isyarat.

Perlu difahami juga bahawa yang dinamakan dalam rekod SSM ialah individu, bukan firma. Bila anda melantik sebuah firma cosec, ada seorang praktisyen berlesen dalam firma tu yang namanya masuk ke dalam rekod syarikat anda sebagai setiausaha. Firma menyediakan sokongan, sistem dan staf di belakang, tapi tandatangan dan tanggungjawab berkanun jatuh atas individu tu. Jadi soalan “siapa nama setiausaha saya” sepatutnya ada jawapan berupa nama orang, bukan nama syarikat.

Apa itu e-secretary, dan adakah ia benda yang berlainan

Istilah “e-secretary” digunakan untuk dua benda yang berbeza sama sekali di Malaysia, dan ini punca kekeliruan.

Pertama, eSecretary ialah nama sebuah sistem milik SSM. Ia terletak di esecretary.ssm.com.my dan digunakan oleh setiausaha syarikat sendiri untuk memohon dan memperbaharui practising certificate di bawah seksyen 241, mengemas kini butiran peribadi, dan menyemak status permohonan. Sistem ni bukan untuk anda sebagai pemilik syarikat. Ia alat pentadbiran untuk praktisyen. Anda boleh baca penerangan rasminya di laman eSecretary SSM.

Kedua, “e-secretary” digunakan sebagai istilah pemasaran oleh firma cosec. Maksudnya servis setiausaha syarikat yang dijalankan sepenuhnya secara online: dokumen dihantar melalui portal atau email, tandatangan digital, minit dan resolusi disimpan dalam cloud, tiada kunjungan ke pejabat. Firma juga guna label lain untuk benda yang sama, macam “digital cosec” atau “online company secretary”.

Jadi adakah e-secretary satu peranan yang berlainan dari segi undang-undang? Setakat yang kami boleh sahkan dari Companies Act 2016, tidak. Akta tidak mempunyai kategori berasingan untuk setiausaha digital. Kewajipan, kelayakan dan liabiliti adalah sama. Orang yang menandatangani borang SSM anda tetap seorang manusia yang memegang practising certificate di bawah seksyen 241, sama ada dia jumpa anda di pejabat atau tak pernah jumpa anda langsung.

Apa yang benar-benar berbeza ialah cara penyampaian servis, dan itu ada kesan praktikal yang patut anda timbang:

• Kelajuan. Dokumen sampai dalam beberapa minit, bukan beberapa hari melalui despatch.
• Rekod. Semua fail ada di satu tempat, senang cari bila auditor atau bank minta.
• Harga. Firma yang beroperasi sepenuhnya online biasanya letak harga pakej yang lebih rendah sebab kos operasi lebih rendah.
• Sentuhan manusia. Kalau syarikat anda ada struktur pemegang saham yang rumit atau sedang buat corporate exercise, anda mungkin lebih perlukan orang yang boleh duduk berbincang daripada portal yang laju.

Kalau anda sedang menilai satu firma yang memasarkan diri sebagai e-secretary, soalan yang berguna bukan “adakah anda digital”. Tanya benda yang lebih konkrit. Siapa nama praktisyen berlesen yang akan dinamakan sebagai setiausaha syarikat saya? Kalau saya perlukan salinan bertandatangan basah untuk bank, berapa lama dan berapa kos? Dokumen berkanun saya disimpan di mana, dan macam mana saya dapat semua sekali kalau saya berpindah firma nanti? Jawapan kepada tiga soalan ni memberitahu anda lebih banyak daripada mana-mana halaman servis.

Satu perkara yang perlu diberi perhatian: label “e-secretary” tidak memberitahu anda apa-apa tentang kelayakan. Ia bukan pengiktirafan. Sesiapa boleh letak perkataan tu di laman web. Nombor practising certificate yang bermakna, bukan label.

Cosec individu vs firma cosec

Anda boleh lantik seorang individu berlesen, atau lantik melalui firma. Dari segi undang-undang, orang yang dinamakan dalam rekod SSM tetap seorang individu, walaupun anda berurusan dengan firma. Bezanya pada struktur sokongan di belakang orang tu.

Tiada jawapan yang betul untuk semua orang. Yang penting anda tahu apa yang anda pilih. Perbandingan yang lebih terperinci ada dalam artikel setiausaha syarikat individu vs firma.

Enterprise dan sole proprietorship perlu cosec tak?

Tidak. Dan ini salah satu soalan yang paling kerap ditanya.

Kewajipan melantik setiausaha syarikat datang dari Companies Act 2016, dan Akta tu terpakai kepada syarikat. Enterprise, perniagaan milikan tunggal dan perkongsian biasa didaftarkan di bawah Registration of Businesses Act 1956, bukan di bawah Companies Act. Tiada peruntukan setiausaha syarikat untuk entiti-entiti tu. Tiada annual return berkanun dalam bentuk yang sama, tiada Lembaga Pengarah, tiada rekod berkanun untuk disimpan seorang officer.

Kekeliruan biasanya datang bila pemilik enterprise dengar rakan-rakan bercakap pasal “fi cosec tahunan” lalu risau dia terlepas sesuatu. Dia tak terlepas apa-apa. Yang dia ada ialah kewajipan pembaharuan pendaftaran perniagaan dengan SSM dan kewajipan cukai peribadi dengan LHDN.

Ada satu kes tengah. LLP atau perkongsian liabiliti terhad didaftarkan di bawah akta yang lain dan memerlukan seorang compliance officer, bukan setiausaha syarikat. Compliance officer boleh jadi salah seorang rakan kongsi LLP, atau seseorang yang layak bertindak sebagai setiausaha syarikat. Jadi peranan tu wujud, tapi nama dan skopnya berbeza.

Kalau anda sedang menimbang untuk naik taraf dari enterprise ke Sdn Bhd, itulah titik masa anda mula perlukan cosec, dan biasanya setiausaha yang sama juga yang menguruskan pemerbadanan syarikat baharu anda.

Cosec buat apa, secara ringkas

Bahagian ni sengaja dipendekkan sebab ia dah dibincang panjang di tempat lain. Secara ringkasnya, setiausaha syarikat menjaga sisi berkanun syarikat anda:

• Menyimpan rekod berkanun: daftar pengarah, daftar ahli, daftar caj.
• Menyediakan dan memfailkan annual return kepada SSM.
• Menyediakan minit mesyuarat dan resolusi Lembaga Pengarah.
• Memfailkan perubahan pengarah, pemegang saham, alamat berdaftar dan modal.
• Memberi nasihat kepada Lembaga tentang tempoh dan keperluan pematuhan di bawah Akta.

Untuk senarai penuh dengan contoh dokumen dan tempoh masing-masing, baca apa sebenarnya kerja setiausaha syarikat.

Berapa kos cosec di Malaysia

Harga di pasaran Malaysia bervariasi cukup luas, jadi anggap angka di bawah sebagai julat kasar untuk memberi anda rasa, bukan sebagai sebut harga. Struktur caj juga berbeza antara firma. Ada yang caj retainer bulanan kecil kemudian caj setiap transaksi secara berasingan, ada yang caj pakej tahunan yang dah termasuk kerja rutin.

Fi rasmi SSM boleh dipinda, jadi sahkan angka terkini di portal SSM sebelum belanjawan. Untuk pecahan kos yang lebih terperinci dan apa yang patut ada dalam sebut harga, tengok artikel kos lantik setiausaha syarikat.

Nasihat praktikal bila membandingkan sebut harga: jangan bandingkan nombor besar sahaja. Tanya tiga soalan. Apa yang termasuk dalam fi tahunan? Apa yang dicaj berasingan, dan berapa? Fi SSM ditanggung siapa? Dua sebut harga yang nampak beza RM800 boleh jadi sama sahaja selepas semua caj tambahan dikira.

Kesilapan biasa

Fikir cosec tanggung liabiliti anda. Setiausaha syarikat menyediakan dan memfailkan, tapi tanggungjawab pematuhan tetap atas syarikat dan pengarah. Kalau annual return lewat, pengarah yang berdepan konsekuensinya.

Pilih ikut harga paling murah semata-mata. Fi rendah selalunya bermakna skop sempit. Anda akan bayar balik beza tu dalam bentuk caj transaksi, atau dalam bentuk kerja yang tak dibuat.

Tak semak practising certificate. Ini semakan lima minit yang ramai orang langsung tak buat. Minta nombor keahlian badan profesional dan nombor PC sebelum melantik.

Biar jawatan kosong lepas tukar firma. Seksyen 240 tak benarkan jawatan kosong lebih 30 hari. Kalau anda nak tukar, cari ganti dulu, baru tamatkan yang lama. Prosesnya ada dalam panduan cara tukar company secretary syarikat anda.

Ingat “e-secretary” itu satu kelayakan. Ia bukan. Ia deskripsi cara kerja, bukan pengiktirafan profesional.

Lantik staf sendiri sebab nak jimat. Melainkan staf tu ahli badan profesional yang diiktiraf dan pegang practising certificate, dia tak layak. Perlantikan yang tidak sah tidak menyelesaikan kewajipan anda di bawah seksyen 235.

Abai emel dari cosec. Kebanyakan masalah pematuhan yang kami jumpa bermula dengan resolusi yang dihantar untuk ditandatangan, kemudian tenggelam dalam inbox pemilik selama tiga bulan.

Soalan lazim

Cosec singkatan bagi apa?

Company secretary, atau setiausaha syarikat dalam Bahasa Melayu. Ia singkatan tidak rasmi yang terbentuk dalam kalangan praktisyen dan pemilik bisnes. Companies Act 2016 sendiri guna istilah penuh, secretary.

Adakah “cosec” istilah rasmi dalam undang-undang Malaysia?

Tidak. Ia tidak muncul dalam Companies Act 2016 atau dalam borang rasmi SSM. Ia istilah perbualan yang diterima luas dalam industri, jadi anda boleh guna dengan mana-mana firma tanpa masalah, tapi jangan cari peruntukan undang-undang di bawah nama tu.

Bila saya kena lantik cosec selepas daftar Sdn Bhd?

Setiausaha pertama kena dilantik dalam tempoh 30 hari dari tarikh pemerbadanan, di bawah seksyen 236 Companies Act 2016. Kalau anda daftar syarikat melalui firma, mereka biasanya dilantik serentak dengan pendaftaran. Kalau anda daftar sendiri, tempoh tu perlu dijaga.

E-secretary sama ke dengan company secretary?

Dari segi undang-undang, ya, orang yang sama dengan kelayakan yang sama. “E-secretary” merujuk kepada cara servis disampaikan, iaitu sepenuhnya secara online. Perlu diingat SSM juga ada sistem bernama eSecretary, tapi itu portal untuk setiausaha memohon practising certificate, bukan servis untuk syarikat anda.

Enterprise atau sole proprietorship perlu cosec?

Tidak. Kewajipan setiausaha syarikat datang dari Companies Act 2016 yang terpakai kepada syarikat. Enterprise dan perkongsian didaftarkan di bawah Registration of Businesses Act 1956 dan tiada keperluan ni.

Boleh tak saya sendiri jadi setiausaha syarikat saya?

Hanya kalau anda memenuhi kelayakan di bawah seksyen 235, iaitu ahli salah satu badan profesional dalam Jadual Keempat atau berlesen SSM, dan memegang practising certificate di bawah seksyen 241. Hampir semua pemilik SME tidak memenuhi syarat ni. Kalau anda memang layak, bincang dengan penasihat anda tentang implikasi praktikal, terutamanya kalau anda satu-satunya pengarah.

Macam mana nak semak sama ada cosec saya berlesen?

Minta nombor practising certificate dan nombor keahlian badan profesional dia. Anda juga boleh semak melalui badan profesional berkenaan, contohnya MAICSA untuk ahli mereka, atau tanya SSM secara langsung.

Berapa kos cosec setahun untuk Sdn Bhd kecil?

Julat pasaran luas dan bergantung skop. Retainer bulanan boleh serendah puluhan ringgit dan setinggi beberapa ratus ringgit sebulan, dengan kerja seperti annual return biasanya dicaj berasingan. Minta senarai caj penuh, bukan satu angka.

Boleh saya tukar cosec bila-bila masa?

Boleh. Yang penting jangan biarkan jawatan kosong lebih 30 hari, dan pastikan penyerahan rekod berkanun dari firma lama kepada yang baharu berjalan lengkap sebelum anda tamatkan hubungan.

Kalau syarikat saya dorman, masih perlu cosec?

Ya. Kewajipan di bawah seksyen 235 terpakai kepada syarikat yang berdaftar, tanpa mengira sama ada ia aktif berniaga. Syarikat dorman masih perlu memfailkan annual return dan menyimpan rekod berkanun.

Kesimpulan

Cosec hanyalah cara singkat menyebut company secretary. Yang bukan ringkas ialah kewajipan di sebaliknya: seorang individu berkelayakan, dilantik dalam 30 hari selepas syarikat diperbadankan, jawatan yang tidak boleh kosong lebih 30 hari, dan practising certificate yang boleh disemak. “E-secretary” pula memberitahu anda tentang cara firma bekerja, bukan tentang kelayakan mereka.

SASCO menyediakan servis setiausaha syarikat untuk Sdn Bhd di Malaysia, termasuk pendaftaran syarikat baharu, penyelenggaraan rekod berkanun, pemfailan annual return, dan pengambilalihan dari firma sedia ada. Kalau anda baru nak daftar syarikat, atau syarikat anda sedang tanpa setiausaha, hubungi kami untuk semakan status pematuhan dan sebut harga yang jelas skopnya.