Tak Pasti Daftar Statutori Syarikat Anda Lengkap & Patuh?
Biar SASCO semak dan uruskan daftar & borang statutori syarikat anda supaya patuh sepenuhnya dengan Akta Syarikat 2016 — termasuk notis Seksyen 78 jika berkaitan.
Setiap syarikat Sdn Bhd di Malaysia wajib simpan dan failkan borang statutori syarikat sepanjang hayat syarikat — bukan sekadar semasa penubuhan sahaja. Ramai pengarah tak sedar daftar-daftar ini wujud sehingga timbul isu, contohnya semasa due diligence untuk jualan syarikat atau semasa pemeriksaan SSM.
Jawapan ringkas: daftar statutori wajib termasuk daftar pemegang saham, daftar pengarah & setiausaha, daftar pemegang caj (charges), dan buku minit mesyuarat. Mengikut Seksyen 78 Akta Syarikat 2016, daftar-daftar ini mesti disimpan di pejabat berdaftar syarikat, atau di tempat lain di Malaysia yang diuruskan oleh Setiausaha Syarikat berdaftar — dengan syarat SSM dimaklumkan secara rasmi mengenai lokasi tersebut.
Artikel ini kupas setiap daftar statutori yang wajib disimpan, keperluan Seksyen 78 secara terperinci, dan borang-borang statutori lain yang kerap perlu difailkan sepanjang hayat syarikat.
Apa Itu Daftar & Borang Statutori Syarikat?
Daftar statutori ialah rekod rasmi yang Akta Syarikat 2016 wajibkan setiap syarikat simpan dan kemas kini. Borang statutori pula ialah dokumen/notis yang perlu difailkan dengan SSM bagi memberitahu sebarang perubahan dalam maklumat syarikat. Kedua-dua ini membentuk asas pematuhan korporat (corporate compliance) syarikat anda.
Seksyen 78 Akta Syarikat 2016: Lokasi Daftar, Dokumen Atau Rekod
Seksyen 78 Akta Syarikat 2016 menetapkan di mana daftar dan rekod statutori syarikat boleh disimpan. Secara lalai, semua daftar statutori mesti disimpan di pejabat berdaftar (registered office) syarikat.
Walau bagaimanapun, Seksyen 78 membenarkan syarikat menyimpan daftar-daftar ini di tempat lain di Malaysia — biasanya di pejabat firma Setiausaha Syarikat yang menguruskan syarikat tersebut — dengan syarat:
- Tempat tersebut terletak di Malaysia.
- Syarikat memfailkan notis kepada Pendaftar (SSM) mengenai lokasi sebenar daftar/rekod tersebut disimpan.
- Sebarang perubahan lokasi kemudiannya juga perlu dimaklumkan semula kepada SSM.
Ini penting sebab dalam amalan, kebanyakan syarikat SME lantik firma Setiausaha Syarikat luar (seperti SASCO) untuk uruskan pematuhan korporat mereka, dan daftar-daftar statutori biasanya disimpan di pejabat firma tersebut — bukan di premis perniagaan syarikat. Seksyen 78 adalah asas undang-undang yang membenarkan susunan ini, asalkan notis yang betul difailkan dengan SSM.
Senarai Daftar Statutori Yang Wajib Disimpan
| Daftar Statutori | Kandungan |
|---|---|
| Daftar Pemegang Saham (Register of Members) | Nama, alamat, bilangan dan jenis saham setiap pemegang saham |
| Daftar Pengarah, Pengurus & Setiausaha | Butiran peribadi dan tarikh lantikan/perletakan jawatan |
| Daftar Pegangan Saham Pengarah | Saham dan kepentingan pengarah dalam syarikat atau syarikat berkaitan |
| Daftar Pemegang Caj (Register of Charges) | Butiran gadaian/caj ke atas aset syarikat (contoh: pinjaman bank bercagar) |
| Buku Minit Mesyuarat | Rekod minit mesyuarat lembaga pengarah dan mesyuarat agung pemegang saham |
| Daftar Pemunya Benefisial (Beneficial Ownership) | Maklumat pemunya benar syarikat di sebalik struktur pemegang saham |
Untuk penjelasan penuh mengenai keperluan pemunya benefisial, baca Pelaporan Pemunya Benefisial di Malaysia: Panduan Untuk Syarikat.
Borang Statutori Lain Yang Kerap Perlu Difailkan
Selain daftar dalaman, beberapa borang statutori syarikat lain perlu difailkan dengan SSM melalui portal MBRS apabila berlaku perubahan atau pada tempoh tertentu:
- Notis Pejabat Berdaftar (Seksyen 46) — bila syarikat tukar alamat pejabat berdaftar.
- Notis Lokasi Daftar (Seksyen 78) — bila daftar statutori disimpan di tempat selain pejabat berdaftar, atau bila lokasi tersebut berubah.
- Annual Return (Seksyen 68) — pemfailan tahunan wajib dalam tempoh 30 hari dari tarikh ulang tahun penubuhan syarikat. (Baca panduan penuh di Annual Return Syarikat Sdn Bhd di Malaysia: Panduan Penuh)
- Notis Perubahan Pengarah/Setiausaha — bila ada pelantikan atau peletakan jawatan pengarah/setiausaha syarikat.
- Penyata Kewangan (Seksyen 259) — lodgement penyata kewangan tahunan syarikat.
Apa Jadi Kalau Syarikat Gagal Simpan Daftar Statutori Dengan Betul?
Kegagalan menyimpan daftar statutori yang lengkap dan tepat — atau kegagalan memfailkan notis Seksyen 78 bila daftar disimpan di luar pejabat berdaftar — adalah kesalahan di bawah Akta Syarikat 2016. Ini boleh menyebabkan syarikat dan pegawainya (pengarah/setiausaha) dikenakan tindakan penguatkuasaan oleh SSM.
Dalam praktik, masalah paling biasa timbul semasa:
- Due diligence untuk jualan syarikat atau pelaburan — pembeli/pelabur akan minta semak semua daftar statutori.
- Permohonan pembiayaan bank — bank selalunya minta salinan daftar pemegang saham dan pengarah terkini.
- Pemeriksaan rawak atau audit pematuhan oleh SSM.
Siapa Bertanggungjawab Jaga Daftar Statutori Syarikat?
Dari segi praktik, Setiausaha Syarikat berdaftar (company secretary) adalah pihak yang paling kerap diberi tanggungjawab menyimpan dan mengemaskini daftar statutori bagi pihak syarikat, walaupun dari segi undang-undang tanggungjawab akhir tetap terletak pada pengarah syarikat. Ini sebab Setiausaha Syarikat mempunyai kepakaran dan sistem untuk pastikan daftar sentiasa kemas kini selaras dengan sebarang perubahan dalam syarikat.
Untuk faham skop kerja penuh Setiausaha Syarikat, baca Apa Sebenarnya Kerja Setiausaha Syarikat?.
Bagaimana SASCO Boleh Bantu?
SASCO uruskan penyimpanan dan pengemaskinian semua daftar statutori syarikat anda, termasuk memfailkan notis Seksyen 78 dengan SSM apabila diperlukan, supaya syarikat anda sentiasa patuh sepenuhnya dengan Akta Syarikat 2016.
Perkhidmatan kami merangkumi:
- Penyimpanan & pengemaskinian daftar statutori (pemegang saham, pengarah, caj)
- Lodgement notis Seksyen 78 dan notis statutori lain dengan SSM
- Penyediaan buku minit mesyuarat lembaga pengarah dan pemegang saham
- Semakan kesihatan pematuhan syarikat secara menyeluruh
Tak pasti daftar statutori syarikat anda lengkap dan dikemas kini?
Hubungi SASCO untuk semakan pematuhan percuma.
Rujukan rasmi
Peruntukan seksyen dan keperluan lodgement boleh dikemaskini oleh SSM dari semasa ke semasa. Sahkan dengan SSM atau Setiausaha Syarikat berdaftar anda.
Soalan Lazim
Apa itu Seksyen 78 Akta Syarikat 2016?
Seksyen 78 menetapkan di mana daftar, dokumen atau rekod statutori syarikat boleh disimpan — sama ada di pejabat berdaftar, atau di tempat lain di Malaysia dengan syarat SSM dimaklumkan secara rasmi.
Bolehkah daftar statutori disimpan di pejabat Setiausaha Syarikat, bukan di premis syarikat?
Boleh, asalkan tempat tersebut di Malaysia dan syarikat memfailkan notis kepada SSM mengenai lokasi sebenar daftar tersebut disimpan, mengikut Seksyen 78.
Apa daftar statutori utama yang wajib ada setiap syarikat Sdn Bhd?
Daftar pemegang saham, daftar pengarah & setiausaha, daftar pegangan saham pengarah, daftar pemegang caj, dan buku minit mesyuarat.
Siapa yang biasanya uruskan daftar statutori syarikat?
Setiausaha Syarikat berdaftar biasanya diberi tanggungjawab menyimpan dan mengemaskini daftar statutori bagi pihak syarikat, walaupun tanggungjawab akhir di sisi undang-undang tetap pada pengarah.
Apa jadi kalau syarikat gagal simpan daftar statutori dengan betul?
Ia adalah kesalahan di bawah Akta Syarikat 2016 yang boleh menyebabkan tindakan penguatkuasaan oleh SSM terhadap syarikat dan pegawainya.
Bilakah daftar statutori biasanya disemak oleh pihak luar?
Paling kerap semasa due diligence untuk jualan syarikat/pelaburan, permohonan pembiayaan bank, dan pemeriksaan pematuhan oleh SSM.
Adakah notis Seksyen 78 perlu difailkan semula kalau lokasi daftar berubah?
Ya. Sebarang perubahan lokasi penyimpanan daftar statutori perlu dimaklumkan semula kepada SSM.
Apa beza daftar pemegang saham dengan daftar pemunya benefisial?
Daftar pemegang saham catat siapa yang memegang saham secara rasmi, manakala daftar pemunya benefisial catat siapa pemunya sebenar (benar) di sebalik struktur pemegang saham tersebut, termasuk bila saham dipegang bagi pihak orang lain.
Apa Kata Pelanggan Kami
Rating 5.0 daripada 29 ulasan Google