Perlukan Bantuan Secretary?
Berbincang dengan pakar kami untuk mengetahui keperluan syarikat anda.
Hubungi Kami WhatsApp KamiTanggungjawab Company Secretary di Malaysia
Menubuhkan syarikat Sdn Bhd hanyalah langkah pertama dalam membina perniagaan. Selepas syarikat didaftarkan, terdapat pelbagai tanggungjawab pematuhan yang perlu diurus secara berterusan. Di sinilah peranan company secretary menjadi sangat penting.
Ramai pemilik perniagaan baru beranggapan company secretary hanya diperlukan ketika proses penubuhan syarikat. Hakikatnya, tugas mereka jauh lebih luas. Mereka membantu memastikan syarikat mematuhi keperluan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM), mengurus rekod korporat, serta mengingatkan pengarah tentang kewajipan pematuhan yang perlu diselesaikan mengikut masa.
Jika anda sedang mencari maklumat mengenai duties of company secretary in malaysia, artikel ini menerangkan tanggungjawab utama seorang company secretary, kenapa setiap Sdn Bhd memerlukannya, dan bagaimana memilih penyedia perkhidmatan yang sesuai.
Apa Itu Company Secretary?
Company secretary atau setiausaha syarikat ialah individu yang dilantik untuk membantu sesebuah syarikat memenuhi keperluan pematuhan korporat.
Bagi syarikat Sdn Bhd di Malaysia, pelantikan company secretary merupakan sebahagian daripada keperluan selepas syarikat diperbadankan. Selain mengurus dokumentasi korporat, mereka juga bertindak sebagai penghubung antara syarikat dengan SSM bagi urusan tertentu.
Perlu difahami bahawa company secretary bukan bertanggungjawab mengurus operasi harian syarikat atau membuat keputusan perniagaan. Sebaliknya, mereka memastikan aspek tadbir urus dan pematuhan syarikat sentiasa teratur.
Duties of Company Secretary in Malaysia
Berikut merupakan tanggungjawab utama seorang company secretary di Malaysia.
1. Mengurus Penubuhan dan Rekod Syarikat
Semasa syarikat baru ditubuhkan, company secretary akan membantu menyediakan dokumen berkaitan dan memastikan maklumat syarikat direkodkan dengan betul.
Mereka juga menyelenggara rekod penting syarikat seperti:
- Maklumat pengarah
- Maklumat pemegang saham
- Alamat berdaftar syarikat
- Daftar ahli syarikat
- Rekod resolusi syarikat
Rekod ini perlu dikemas kini apabila terdapat perubahan.
2. Memastikan Pematuhan Keperluan SSM
Salah satu tanggungjawab paling penting ialah membantu syarikat mematuhi keperluan yang ditetapkan oleh SSM.
Ini termasuk mengingatkan pengarah mengenai dokumen atau pemfailan yang perlu dibuat dalam tempoh tertentu.
Sekiranya terdapat perubahan seperti:
- Pertukaran pengarah
- Pertukaran pemegang saham
- Perubahan alamat syarikat
- Penambahan modal
company secretary akan membantu menyediakan dokumen yang diperlukan dan mengurus proses pemfailan berkaitan.
Nota: Tempoh pemfailan dan keperluan semasa boleh berubah, jadi sila semak tarikh dan kadar terkini terus dengan SSM.
3. Menyediakan Resolusi dan Dokumen Korporat
Banyak keputusan syarikat memerlukan resolusi rasmi.
Antaranya termasuk:
- Pelantikan pengarah baharu
- Pembukaan akaun bank syarikat
- Pertukaran pemegang saham
- Pengisytiharan dividen
- Perubahan struktur syarikat
Company secretary akan menyediakan dokumen tersebut supaya keputusan syarikat direkodkan dengan kemas dan mematuhi prosedur yang diperlukan.
4. Mengurus Mesyuarat Korporat
Walaupun tidak semua syarikat mempunyai mesyuarat yang kerap, company secretary membantu menyediakan dokumentasi berkaitan apabila diperlukan.
Ini termasuk:
- Notis mesyuarat
- Agenda mesyuarat
- Minit mesyuarat
- Resolusi bertulis
Dokumen ini penting sebagai rekod rasmi syarikat.
5. Mengemaskini Maklumat Syarikat
Sepanjang syarikat beroperasi, pelbagai perubahan mungkin berlaku.
Contohnya:
- Pengarah meletakkan jawatan
- Alamat pejabat bertukar
- Pemegang saham berubah
- Nama syarikat ditukar
Company secretary akan membantu memastikan perubahan tersebut direkodkan dan difailkan mengikut keperluan.
6. Memberi Panduan Mengenai Pematuhan Korporat
Company secretary juga berperanan memberi panduan kepada pengarah berkaitan proses pematuhan syarikat.
Mereka boleh membantu menjelaskan perkara seperti:
- Dokumen yang perlu disimpan
- Rekod korporat yang perlu dikemas kini
- Prosedur perubahan dalam syarikat
- Keperluan pemfailan kepada SSM
Ini membolehkan pemilik perniagaan memberi lebih tumpuan kepada operasi syarikat tanpa mengabaikan aspek pematuhan.
Apa Yang Bukan Tugas Company Secretary?
Ramai pemilik syarikat baru masih keliru tentang skop tugas company secretary.
Secara umum, mereka bukan:
- Akauntan syarikat
- Juruaudit
- Pegawai cukai
- Pengurus operasi
- Pengurus sumber manusia
Walaupun ada firma profesional yang menawarkan semua perkhidmatan ini di bawah satu bumbung, setiap fungsi mempunyai peranan yang berbeza.
Kenapa Company Secretary Penting Untuk Sdn Bhd?
Ramai usahawan hanya sedar kepentingan company secretary apabila timbul isu pematuhan.
Dengan adanya company secretary yang berpengalaman, syarikat dapat:
- Menyimpan rekod korporat dengan lebih teratur.
- Mengurangkan risiko terlepas keperluan pemfailan.
- Mendapat panduan apabila berlaku perubahan dalam struktur syarikat.
- Memastikan dokumentasi korporat disediakan dengan lebih sistematik.
Pendek kata, company secretary membantu memastikan aspek pentadbiran syarikat berjalan dengan lebih lancar supaya pengarah boleh memberi fokus kepada pertumbuhan perniagaan.
Risiko Jika Mengabaikan Pematuhan Syarikat
Mengabaikan keperluan pematuhan bukan sahaja boleh menyukarkan urusan pentadbiran, malah boleh menyebabkan pelbagai masalah pada masa hadapan.
Antara risiko yang mungkin berlaku ialah:
- Rekod syarikat tidak dikemas kini.
- Dokumen korporat tidak lengkap.
- Pemfailan kepada SSM lewat dibuat.
- Proses perubahan pengarah atau pemegang saham menjadi lebih rumit.
- Syarikat mungkin berdepan tindakan atau penalti mengikut keperluan undang-undang yang berkuat kuasa.
Keperluan dan implikasi pematuhan boleh berubah dari semasa ke semasa. Sila semak maklumat terkini terus dengan SSM.
Bagaimana SASCO Boleh Membantu?
Di SASCO, kami membantu pemilik perniagaan mengurus keperluan Company Secretarial & Incorporation dengan pendekatan yang jelas, praktikal dan mesra SME.
Perkhidmatan kami merangkumi:
- Penubuhan syarikat Sdn Bhd.
- Pelantikan company secretary.
- Penyediaan dokumen korporat.
- Pengurusan perubahan pengarah dan pemegang saham.
- Kemas kini maklumat syarikat.
- Khidmat nasihat berkaitan pematuhan korporat.
Kami percaya pematuhan tidak sepatutnya menjadi sesuatu yang mengelirukan. Dengan bimbingan yang betul, pemilik perniagaan boleh memahami setiap proses dan membuat keputusan dengan lebih yakin.
Ingin mendapatkan bantuan berkaitan Company Secretarial & Incorporation? Hubungi pasukan SASCO untuk berbincang tentang keperluan syarikat anda dan pilihan perkhidmatan yang sesuai.
Soalan Lazim
Adakah wajib melantik company secretary untuk syarikat Sdn Bhd?
Ya, di bawah Akta Syarikat 2016, setiap syarikat Sdn Bhd di Malaysia wajib melantik sekurang-kurangnya seorang company secretary yang berkelayakan dalam tempoh 30 hari dari tarikh pendaftaran syarikat.
Bolehkah pengarah syarikat menjadi company secretary sendiri?
Secara amnya tidak digalakkan dan dalam kebanyakan kes tidak dibenarkan, kerana company secretary perlu berdaftar dengan SSM atau menjadi ahli badan profesional yang diiktiraf, dan bertindak secara bebas daripada pengurusan syarikat.
Apa akan berlaku jika syarikat tidak mempunyai company secretary?
Syarikat boleh dikenakan tindakan penguatkuasaan oleh SSM, termasuk kompaun atau tindakan undang-undang terhadap pengarah, dan proses pematuhan seperti pemfailan Annual Return turut terjejas.
Apa beza company secretary dengan akauntan atau juruaudit?
Company secretary menguruskan pematuhan statutori dan pemfailan dengan SSM, manakala akauntan menguruskan penyata kewangan dan juruaudit menjalankan audit. Ketiga-tiganya peranan berlainan walaupun kadangkala berkait rapat.